Toelichting en reglement VTN-Steunfonds

Zoals vastgesteld door het VTN-bestuur op 25 augustus 2021

 

Toelichting

De Vereniging Toonkunst Nederland (VTN) heeft sinds 15 februari 2020 een Steunfonds waar de leden van VTN een beroep op kunnen doen. Dit fonds is bedoeld om een VTN-koor in de gelegenheid te stellen aan een concert meer glans of elan te geven dan bij een standaarduitvoering het geval is. Dit betekent dat het concert ook mogelijk is zonder deze extra voorziening.

Voorbeelden zijn:

  • het inhuren van een extra (dure) solist
  • het inhuren van een extra instrument en/of instrumentalist
  • het inhuren van een professionele presentator of verteller
  • het huren van een bijzondere locatie die bijzonder goed past bij het concert
  • extra belichting, decor of akoestische voorzieningen
  • het mogelijk maken van een technisch hoogwaardige live stream.

De praktijk zal de komende jaren leren welke activiteiten voor steun uit het fonds in aanmerking komen.

Het fonds heeft een jaarlijkse omvang van in beginsel € 10.000. Het beschikbare bedrag kan per jaar verschillen, afhankelijk van de financiële situatie van VTN.

Het maximale bedrag dat per project aan een VTN-lid beschikbaar kan worden gesteld is € 1.000.

Het fonds treedt op 1 december 2021 in werking. Omdat VTN er nog ervaring mee moet opdoen, zal het VTN-bestuur jaarlijks bekijken in welke mate er een beroep op het fonds wordt gedaan en wat dit betekent voor het vermogen van VTN. Wellicht blijkt het na enige tijd nodig externe geldbronnen aan te boren om het steunfonds te vullen.

Het benutten van het steunfonds mag niet ten koste gaan van de kwaliteit van dienstverlening van VTN aan haar leden. De ontwikkeling van het fonds zal jaarlijks tijdens de begrotingsbehandeling in de ALV aan de orde komen.

Het bestuur van VTN beslist over het toekennen van steun uit het fonds, maar VTN heeft een onafhankelijke commissie die de steunverzoeken van een VTN-lid beoordeelt. Deze commissie brengt een zwaarwegend advies uit waar het bestuur van VTN alleen gemotiveerd van mag afwijken. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de ALV.

De adviescommissie voor het Steunfonds bestaat per 1 september 2021 uit José Doodkorte (voorzitter) en Ad Murck.

 

Reglement

Het steunfonds

  1. VTN heeft een Steunfonds waarop leden van VTN een beroep kunnen doen om aan een concert of uitvoering extra glans of elan te geven. Dat betekent dat het concert ook mogelijk is zonder deze extra voorziening.
  2. Alleen koren die lid zijn van VTN kunnen een aanvraag doen voor steun uit het fonds.
  3. De aanvraag moet passen in de doelstelling van het VTN-Steunfonds. Zie artikel 1 en de toelichting.
  4. Een concert kan ook een uitvoering zijn met een kleinere opzet dan een avondvullend programma. Onder concert verstaat dit reglement ook een project of programma dat uit meerdere delen bestaat.
  5. VTN heeft per jaar in beginsel € 10.000 voor steunverzoeken beschikbaar. Het bestuur van VTN kan beslissen hiervan af te wijken.
  6. Per concert kan een VTN-lid maximaal € 1.000 steun aanvragen. Het aangevraagde bedrag kan door het VTN-bestuur geheel of gedeeltelijk gehonoreerd worden.

Aanvragen

  1. De steunaanvraag vindt plaats door middel van het invullen van een formulier op de website van VTN en het beschikbaar stellen van de gevraagde bijlagen.
  2. De aanvraag moet een basisbegroting van het concert bevatten, dus zonder de extra voorziening waarvoor het VTN-lid een beroep doet op het fonds.
  3. Elke vier maanden vindt een nieuwe aanvraagronde plaats. De sluitingstermijnen voor een aanvraag zijn 31 januari, 31 mei en 30 september.

Beoordelen en besluitvorming

  1. Een steunaanvraag wordt beoordeeld door een onafhankelijke bestuursadviseur.
  2. De bestuursadviseur kan de aanvrager om een (nadere) toelichting op de aanvraag verzoeken.
  3. De aanvrager kan de aanvraag desgewenst aanpassen om binnen de criteria voor toekenning van steunverzoek te komen.
  4. Alle correspondentie tussen de bestuursadviseur en de aanvrager vindt plaats via e-mail en wordt door de bestuursadviseur gearchiveerd.
  5. De bestuursadviseur geeft binnen een maand na het indienen van de definitieve aanvraag haar/zijn advies aan het VTN-bestuur. De adviseur informeert de aanvrager over dit advies.
  6. Het VTN-bestuur beschouwt het voorstel van de bestuursadviseur als een zwaarwegend advies.
  7. Het VTN-bestuur neemt binnen twee maanden na het advies van de bestuursadviseur een besluit over het advies.
  8. Indien het VTN-bestuur afwijkt van het advies van de bestuursadviseur geeft het bestuur daarop een toelichting aan de aanvrager en aan de bestuursadviseur.
  9. Het VTN-bestuur beslist bij meerderheid van stemmen.
  10. Indien een VTN-bestuurslid lid is van het koor dat de steunaanvraag doet, neemt dit bestuurslid geen deel aan de beraadslaging en de besluitvorming over die steunaanvraag.
  11. Er is geen bezwarenprocedure over een eventuele afwijzing van een steunaanvraag door het VTN-bestuur.
  12. Het VTN-bestuur legt over zijn besluitvorming verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering

Verantwoording en betaling

  1. Nadat het concert heeft plaatsgevonden dient de aanvrager een verantwoording van de besteding van de bijdrage uit het VTN-steunfonds in, voorzien van een factuur waaraan de bijdrage is besteed.

Zo snel mogelijk na ontvangst van deze verantwoording zal VTN het toegezegde bedrag uitkeren.